Migração SAP
S/4HANA e mudança de fornecedor na MD BB
A Medizinischer Dienst Berlin-Brandenburg (MD BB) é um serviço médico que avalia imparcialmente uma vasta gama de questões médico-sociais e relacionadas com cuidados de saúde, em nome de fundos de seguros de saúde e de enfermagem.
O seu trabalho abrange um amplo espectro de serviços médicos, tais como medidas de prevenção, reabilitação e cuidados, o fornecimento de medicamentos, novas técnicas de exame e tratamento e, em casos individuais, a avaliação sobre se os doentes receberam tratamento incorreto. Outros serviços incluem a avaliação da incapacidade dos segurados para o trabalho e a revisão da faturação, da qualidade dos tratamentos e das instalações de cuidados hospitalares.
A MD BB está empenhada em assegurar uma boa e justa prestação de cuidados de saúde para aqueles com seguro de saúde obrigatório nos estados de Berlim e Brandeburgo e, ao fazê-lo, está em estreito contacto com os indivíduos e as suas circunstâncias pessoais todos os dias.
Tim During
Team Leader do Departamento de Contabilidade da MD BB
”O excelente apoio técnico da equipa da valantic tornou possível uma transição do sistema R/3 para S/4HANA sem descontinuidades e sem perturbações.“
Tim During
Team Leader do Departamento de Contabilidade da MD BB
”O projeto foi concluído dentro do prazo e para total satisfação de todos os participantes.“
Guido Czampiel
Managing Director, valantic ERP Consulting
”A migração SAP foi seguida pelo início de uma fase de funcionamento do sistema de cinco anos durante a qual continuaremos a excelente cooperação, apoiaremos o MD BB com as operações do sistema em curso e implementaremos projetos de acompanhamento SAP.“
Os desafios
Falta de flexibilidade e Segurança de Dados – Migração para S/4HANA
Como utilizador de longa data de SAP, os processos contabilísticos e de recursos humanos da MD BB foram implementados em SAP R/3 num fornecedor de alojamento. As exigências que a MD BB colocou ao sistema SAP tinham, no entanto, mudado consideravelmente ao longo dos anos. O antigo fornecedor não conseguiu implementar adequadamente as mudanças necessárias para garantir um nível suficiente de segurança dos dados ou a flexibilidade necessária no sector da saúde, em particular devido à sua incapacidade de oferecer alojamento num sistema de um único operador. Além disso, foi também planeada uma migração para a plataforma S/4HANA da SAP pensada para o futuro.
Solução & Resultados em detalhe
Com a migração para a nova plataforma SAP S/4HANA, a MD BB está agora preparada para o futuro e tem a flexibilidade de que necessita. A valantic, como parceiro de alojamento, cumpre plenamente todas as diretrizes de segurança da informação relevantes para os dados pessoais da MD BB que são classificados como “altamente sensíveis”.
- Alojamento seguro e de alto desempenho de todas as TI num centro de dados valantic certificado que cumpre os mais elevados padrões de segurança (incluindo um sistema dedicado);
- Migração SAP – transição sem problemas e sem interrupções do SAP R/3 para o S/4HANA;
- Melhorias funcionais para o HCM, no GUI Fiori, gestão de funções e tempo;
- KPIs de custo e desempenho cumpridos para a satisfação completa da MD BB;
- Locais de trabalho altamente atrativos, melhor ligação em rede das equipas;
- Em conjunto com a valantic, a MD BB desenvolveu novos métodos e abordagens para o seu trabalho diário. A valantic continua a apoiar a MD BB nas operações em curso. Os projetos SAP de follow-up estão em curso.
Migração SAP na MD BB
A Medizinischer Dienst Berlin-Brandenburg foi confrontada com uma dupla migração: o antigo SAP R/3 devia ser substituído e o sistema subjacente migrado para a nova plataforma SAP S/4HANA. Ao mesmo tempo, era também necessária uma mudança de fornecedor de alojamento, uma vez que o fornecedor anterior já não era capaz de satisfazer os mais recentes requisitos de flexibilidade e segurança de dados. A MD BB estava à procura de um parceiro forte para este projeto duplo. De todos os potenciais fornecedores, a valantic foi a mais convincente no que respeita ao cumprimento de todos os KPIs de custo e desempenho estabelecidos pela MD BB.
A MD BB e a valantic abordaram o projeto em conjunto desde o início. “No início do projeto, não estava claro o que estaríamos a enfrentar exatamente. Estávamos a enfrentar uma caixa negra. No entanto, à medida que o projeto avançava, tornou-se claro que as nossas preocupações iniciais eram infundadas”, recorda Tim During, Team Leader do departamento de contabilidade da MD BB. O primeiro passo foi a revisão dos processos contabilísticos e de RH existentes no contexto das mais recentes tecnologias SAP e o desenvolvimento de processos desenhados à medida na nova norma SAP. O segundo passo foi realizar uma migração intra-anual dos dados, incluindo o histórico dos documentos, utilizando as ferramentas de migração da valantic.
Enquanto isto, a valantic também desenvolveu um conceito de formação para mais de 900 utilizadores, disponibilizou à MD BB o conteúdo da mesma e comunicou-a utilizando uma abordagem multiplicadora. No primeiro dia, a prontidão, o go-live e a transferência de responsabilidade para a organização de apoio foram asseguradas através de uma gestão abrangente de cut-over.
Dois requisitos-chave resolvidos com uma competência exemplar
Com a dupla migração SAP, a MD BB foi capaz de resolver dois grandes problemas de uma só vez. O alojamento num centro de dados seguro e certificado da valantic significa que a MD BB cumpre de forma fiável todas as diretrizes necessárias. Em particular, foi possível satisfazer o requisito essencial de um sistema dedicado e de alto desempenho – algo que o fornecedor anterior era incapaz de garantir.
A migração bem-sucedida do SAP para a nova plataforma S/4HANA e o lançamento simultâneo da Plataforma Employee Self-Service (ESS) prepararam a MD BB para o futuro. “Com S/4HANA e ESS, estamos agora atualizados. Todos os colaboradores recebem os seus registos de tempo e pagamento online. Qualquer tipo de ausência pode ser aceite, aprovada e processada digitalmente”, diz Dorrit Märthesheimer, Chefe Adjunto dos Recursos Humanos e Assuntos Sociais da MD BB.
“O excelente apoio técnico da equipa da valantic tornou possível uma transição sem interrupções do sistema R/3 para S/4HANA. Hoje podemos dizer que, como utilizadores finais, vimos esta transição do sistema como um processo ‘natural’. O nosso projeto foi concluído a tempo, dentro do orçamento e para a satisfação completa de todos os participantes”, acrescenta Tim During.
Projetos SAP de follow-up
É de realçar que desde a sua entrada em funcionamento, o novo sistema SAP permaneceu abaixo do orçamento inicialmente previsto. “A migração SAP foi seguida pelo início de uma fase de operação do sistema de cinco anos durante a qual continuaremos a excelente cooperação, apoiaremos a MD BB nas operações do sistema em curso e implementaremos projetos de follow-up SAP”, diz Guido Czampiel, Managing Director na valantic ERP Consulting, explicando os seus planos conjuntos para o futuro. Entre outras coisas, a MD BB deseja atualizar o ESS para incluir a contabilidade das despesas de viagem dos seus colaboradores e alargar os serviços de relatórios executivos. Finalmente, está também em curso uma solução SAP para o planeamento e estatísticas dos colaboradores.
Contacto
Nuno Figueiredo
Managing Director
valantic